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    關于開展2019年博士研究生申請出國參加國際會議資助(第三批)的通知

    發布時間:2019-06-17瀏覽次數:10來源:研究生院

    研院發[2019]38

    根據《哈爾濱工業大學博士生國際學術交流基金章程(試行)》(研院發[2018]58號)(附件1)的有關規定,現將2019年申請國際會議資助(第三批)相關事宜通知如下:

    一、資助范圍

    此次申請對象是出國(港澳臺除外)參加201971-1031日期間召開的國際會議的博士研究生。

    二、資助要求及條件

    1.申請人應為我校全日制在讀博士研究生(定向生、留學生及處于休學狀態的非定向生不在資助范圍)。

    2.申請人參加的國際會議必須是國際權威學術組織召開的高水平序列學術會議。

    3.邀請函或會議通知中需注明申請人的參會方式,口頭報告(Oral Presentation)、張貼論文(Poster)均可。

    4.論文全文或大摘要被會議錄用,且為論文第一作者,導師應為論文作者之一;或為論文第二作者,導師/副導師應為論文第一作者。論文第一作者及通訊作者的署名單位均應為哈爾濱工業大學。

    5.召開會議時,申請人尚未畢業離校。

    6.每位博士生在讀期間只資助一次。

    7.每年最多資助每位博士生導師的2名博士生參加國際會議。

    8.系國家公派聯合培養博士留學及學校資助博士生短期訪學期間參加國際會議的,只資助注冊費,國際路費自理或與導師協商。

    三、資助方式、內容及標準

    1.資助方式及內容

    資助方式為學校和導師共同資助,具體如下:

    學校資助國際路費、注冊費等,并設最高限額,未超限額者實報實銷;超過限額者,按最高限額執行,超額部分由導師資助。

    2.資助標準

    A-歐美地區(包括大洋洲):10000元人民幣

    B-亞洲地區:5000元人民幣

    3.擬參加高水平國際會議的理學、管理學、社會學等基礎學科的博士生,如其導師確屬科研經費嚴重不足,可以向研究生院申請提高資助額度。

    四、申請方式

    申請人需通過“哈爾濱工業大學研究生教育綜合管理系統”(http://219.217.227.152:8080/hitgsmis/main.do)提交出國參加國際會議資助申請(填寫會議信息、上傳電子版材料),不需提交紙版申請材料。具體系統流程如下:

    學生提交申請——導師審批——院(系)教學秘書審批——院(系)主管領導審批——研究生院審批。

    系統使用說明詳見附件2。

    五、需提交的電子版材料

    在系統中提交申請時,需上傳打包壓縮的電子版材料,壓縮包命名方式為“學號-姓名”。需上傳的材料如下:

    1.參會邀請信

    若尚未獲得參會邀請信,可先提交論文錄用通知或參會/論文錄用郵件截圖,并于獲得正式邀請信后補交,電子版發至郵箱:hitgs_csc@hit.edu.cn,郵件名稱為“補交國際會議邀請信-學號-姓名”。

    2.論文全文或大摘要

    3.資助證明(附件3

    資助證明由申請人自行填寫并核對個人及參會信息,僅提交電子版,格式為“.doc”或“.docx”。

    資助證明僅限辦理簽證時使用,不作為報銷憑證。

    六、時間安排

    1.學生提交申請:73日下班前,學生登錄研究生管理系統提交國際會議資助申請;導師登錄研究生管理系統進行審批。

    注意:學生在完成網上申請后,請聯系導師登錄系統進行審核。

    2.各院(系)審批/向研究生院提交匯總表:74日下班前,各院(系)(附件4)教學秘書、主管領導登錄研究生系統審批學生申請,并向研究生院提交《哈爾濱工業大學國際會議資助申請匯總表》紙版一份?!秴R總表》可通過研究生系統下載、打印。

    七、注意事項

    1.未能在本通知要求的時間內申請國際會議資助的同學,也可在會議召開前登錄研究生管理系統補申請,申請流程及要求參考按照本通知內容,具體可咨詢研究生院相關負責人。

    2.如果申請人提交的申請材料為大摘要而非論文全文,需在參會回國后、報銷前提交參會總結的同時補交論文全文,否則將不予辦理報銷手續。

    3.獲得資助學生參會回國后需在規定時間內到師生服務中心研究生院窗口辦理報銷審核手續。未在研究生院辦理報銷審核、而是由導師、所在課題組等經費先行報銷的,研究生院不為其辦理調賬手續。

      

    因研究生管理系統國際會議資助功能為新投入使用,尚有不足之處,歡迎各位同學、老師及院(系)向研究生院提出意見與建議。

    聯系人:劉楊(明德樓師生服務中心18號窗口)

    話:86214753

    Email: yliu423@hit.edu.cn

      

    附件:申請通知附件.zip

    1.《哈爾濱工業大學博士生國際學術交流基金章程(試行)》

    2.研究生管理系統國際會議資助申請功能使用說明

    3.資助證明(模版)

    4.各院(系)教學秘書老師聯系方式


    研究生院

    2019617


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